Kluczem efektywności całego programu jest umiejętna komunikacja z uczestnikami lub grupą, z której mają być wyłonieni uczestnicy. Komunikacja ma miejsce przed, w trakcie, a także po wyjeździe.
Na początek należy upewnić uczestników, że biorą udział w wyjątkowym wydarzeniu, a następnie budować pozytywne napięcie. Wybrańcy powinni być przekonani, że przygoda której doświadczą została przygotowana specjalnie dla nich i jest wyrazem troski, sympatii lub uznania firmy sponsora, a indywidualne potrzeby uczestników są priorytetem dla firmy zapraszającej.
Tworzenie takiego przekonania znacząco podnosi motywację osób mających szansę zostać zaproszonymi do wąskiego grona uczestników wyjazdu. Motywacja ta jest czynnikiem prowadzącym do spełnienia określonych przez firmę zapraszającą wymagań. Przez cały okres poprzedzający wyjazd napięcie powinno stopniowo rosnąć, w miarę ujawniania uczestnikom kolejnych szczegółów.
Warto także, aby cały program cechowała zindywidualizowana oprawa graficzna, na której oparta zostanie komunikacja marketingowa w postaci m. in. strony www wyjazdu, programu wyjazdu, broszur, informatorów, identyfikatorów, przywieszek bagażowych itp. Całość przekazu powinna być spójna z wizerunkiem firmy wykorzystywanym na co dzień.